Wanneer een ondernemer ons inschakelt om het rendement van een horecazaak of evenement te verbeteren, gaat de eerste blik vaak naar de omzet. Hoe krijgen we meer gasten binnen? Hoe verhogen we de gemiddelde besteding? Maar de snelste en meest structurele weg naar een beter rendement ligt niet aan de voorkant van de zaak. Die ligt aan de achterkant: bij de inkoop.
Inkoop is in de horeca en evenementenbranche marge bepalend. Toch zien we in de praktijk dat inkoop vaak gefragmenteerd en op gevoel gebeurt. Bestellingen worden geplaatst bij de leverancier die toevallig belt, prijzen worden zelden vergeleken en condities zijn onduidelijk. Dat kost geld. Veel geld. Dit artikel beschrijft waarom gestructureerd inkopen essentieel is en hoe u dit in de praktijk aanpakt.
De illusie van de laagste prijs
Een veelgemaakte fout is sturen op de absolute bodemprijs per artikel. Natuurlijk is de prijs belangrijk, maar de verhouding tussen prijs en kwaliteit is doorslaggevend. Een goedkoper stuk vlees dat meer snijverlies oplevert of een mindere bereidingstijd heeft, kost onderaan de streep meer.
Gestructureerd inkopen betekent dat u zoekt naar de beste producten voor uw specifieke concept. U werkt samen met de beste pro's in de markt die constante kwaliteit kunnen leveren. Een leverancier die meedenkt over uw menukaart en seizoensproducten aanbiedt, levert meer waarde dan een leverancier die alleen op prijs concurreert.
Heldere condities en afspraken
Onduidelijkheid is de vijand van rendement. We zien regelmatig facturen voorbijkomen waarop plotseling bezorgkosten, brandstoftoeslagen of administratiekosten staan die nooit expliciet zijn afgesproken.
Bij een gestructureerde inkoopstrategie horen heldere condities. Leg afspraken vast over:
- Prijsvastheid: Voor welke periode staan de prijzen vast?
- Leveringsvoorwaarden: Wat zijn de bestel- en levertijden? Zijn er minimale bestelhoeveelheden?
- Betalingstermijnen: Welke betalingstermijn hanteert u en zijn er kortingen bij snelle betaling?
- Retourbeleid: Hoe wordt omgegaan met derving of verkeerd geleverde producten?
Wie deze condities vooraf scherp stelt, voorkomt verrassingen en beschermt zijn marge.
Volume bundelen voor inkoopkracht
Inkoopkracht ontstaat door volume. Als u uw bestellingen versnippert over tien verschillende leveranciers, bent u voor geen van hen een echt belangrijke klant. Door volume te bundelen bij een selecte groep kernleveranciers, creëert u een onderhandelingspositie.
Dit betekent niet dat u alles bij één groothandel moet onderbrengen. Het betekent wel dat u strategische keuzes maakt. Bundel uw dranken, uw droogkruidenierswaren of uw versproducten waar mogelijk. Meer volume bij één partij resulteert vrijwel altijd in betere prijzen, hogere kortingspercentages en meer bereidheid om met u mee te denken.
Deskundigheid aan tafel
Inkoop is een vak apart. Het vereist marktkennis, onderhandelingsvaardigheden en het vermogen om contracten te doorgronden. Veel horecaondernemers zijn fantastische gastheren of briljante chefs, maar missen de specifieke deskundigheid om inkoopcontracten optimaal uit te onderhandelen.
Zorg dat u de juiste deskundigheid aan tafel heeft. Dat kan betekenen dat u een gespecialiseerde inkoper in de arm neemt, of dat u zich aansluit bij een inkoopcollectief. Een professional kijkt door de verkooppraatjes heen, kent de marges van de groothandels en weet precies waar de ruimte zit.
Inkoop is marge bepalend
De rekensom is simpel. Elke euro die u bespaart aan de inkoopkant, is een euro pure winst onderaan de streep. Om diezelfde euro winst aan de voorkant te realiseren, moet u (afhankelijk van uw marges) misschien wel vijf tot tien euro extra omzet draaien.
Gestructureerd inkopen is geen eenmalige actie, maar een continu proces. Het vraagt om discipline, analyse en het lef om afscheid te nemen van leveranciers die niet meer passen. Maar de beloning is een robuust rendement dat uw zaak of evenement gezond houdt, ook als de omzet een keer tegenvalt.
Wanneer hulp van buiten zinvol is
Niet iedere ondernemer heeft de tijd of de kennis om zijn inkoop volledig te herstructureren. Als u merkt dat uw inslagpercentage structureel te hoog is, als u het overzicht over uw leveranciers kwijt bent, of als u simpelweg de tijd mist om scherp te onderhandelen, dan is externe begeleiding zinvol.
De Keuck kijkt met een onafhankelijke, deskundige blik naar uw inkoopstromen. We analyseren uw facturen, heronderhandelen contracten en richten een gestructureerd inkoopproces in. Praktisch, concreet en altijd gericht op een meetbare verbetering van uw rendement.
Heeft u het gevoel dat u marge laat liggen bij uw inkoop? Neem vrijblijvend contact op. Wij kijken graag met u mee.